Membuat & menerbitkan tagihan

Kenapa draf ≠ terbit. Ini bagian yang paling sering bikin bingung, jadi dijelaskan lebih dulu.

• Draf adalah coretan. Belum punya nomor (di daftar tertulis "Draf"), belum bisa dibagikan, belum memotong stok, tidak dihitung sebagai omzet. Boleh diubah sepuasnya, boleh dihapus.
• Terbit adalah dokumen resmi. Dapat nomor (misalnya INV-2026-0007), isinya dikunci, stok produk yang dilacak langsung berkurang, dan barulah bisa dibagikan ke pelanggan serta dicatat pembayarannya.

Sebelum menerbitkan, aplikasi menanyakan dulu lewat dialog "Terbitkan tagihan" yang berbunyi apa adanya:

Tagihan ini akan mendapat nomor resmi dan isinya dikunci.

• Item dan harganya tidak bisa diubah lagi lewat tombol Ubah.
• Stok produk yang dilacak langsung berkurang.
• Masih bisa dibatalkan selama belum ada pembayaran tercatat — stoknya kembali dan tautan yang sudah dikirim ikut dicabut.

Langkahnya:

1. Buka Penjualan → tombol Baru (atau tekan tombol Kasir lalu Mode formulir).

2. Bagian Pelanggan — pilih satu dari tiga cara:

   • Jenis pelanggan — satu ketuk, tidak perlu mengetik nama. Diskon jenis itu ikut otomatis. Cocok untuk bazar.
   • Pilih pelanggan — ketik di "Cari nama atau nomor…", ketuk hasilnya.
   • Pelanggan baru — isi Nama pelanggan dan Nomor WhatsApp (keduanya opsional).

   Boleh dilewati untuk penjualan yang lunas. Kalau Anda tidak memilih siapa pun, penjualan yang dibayar penuh tetap bisa diterbitkan dan dicatat atas nama NN (tanpa nama). Semua penjualan NN memakai satu pelanggan yang sama, jadi daftar pelanggan Anda tidak dipenuhi baris kembar. Pembeli yang meninggalkan nomor WhatsApp tetap dicatat tersendiri, meski namanya kebetulan NN.

   Utang wajib bernama. Penjualan yang belum lunas (pilihan "Belum dibayar", atau dibayar sebagian) dicatat sebagai utang — dan utang tanpa nama tidak bisa ditagih. Kasir menampilkan kotak kuning "Belum lunas = dicatat sebagai utang…" dengan tombol Isi nama, dan tombol terbit menjawab "Belum lunas berarti dicatat sebagai utang — isi nama pembeli supaya bisa ditagih, atau pilih cara bayarnya." sampai nama pembeli diisi.

3. Bagian Tanggal — Tanggal terbit dan Jatuh tempo. Bawaan keduanya hari ini. Ubah Jatuh tempo hanya bila Anda memang memberi tempo bayar.

4. Bagian Barang — untuk tiap baris isi Deskripsi barang, Jumlah, dan Harga (Rp). Ada ikon kotak di kanan untuk Pilih dari katalog — itu mengisi nama dan harganya otomatis dari Produk. Ketuk Tambah barang untuk baris berikutnya.

5. Bagian Catatan — opsional, tampil pada dokumen.

6. Lihat Perkiraan total di bawah, lalu ketuk Simpan draf.

7. Anda mendarat di halaman tagihan itu. Ketuk Terbitkan → Terbitkan.

Kalau salah, begini memperbaikinya:

Salahnya	Yang dilakukan
Masih draf, isinya keliru	Ketuk Ubah, perbaiki, Simpan perubahan
Masih draf, tidak jadi dipakai	Ketuk Hapus → Hapus draf. Aman: draf belum bernomor dan belum pernah dibagikan
Sudah terbit, harga/item salah, belum ada pembayaran	Ketuk Perbaiki tagihan → betulkan → Terbitkan revisi. Pelanggan tidak ikut berubah — memindahkan tagihan ke pelanggan lain itu dokumen berbeda, bukan koreksi
Sudah terbit, salah orang	Ketuk Batalkan tagihan, isi alasan → Konfirmasi. Lalu buat tagihan baru untuk orang yang benar
Sudah terbit dan sudah ada pembayaran	Tombol Perbaiki dan Batalkan hilang — memang begitu. Batalkan dulu pembayarannya di "Riwayat pembayaran" (Batalkan + alasan), baru tagihannya bisa dibatalkan. Membatalkan pembayaran hanya bisa pemilik; staf yang salah catat meminta pemilik membetulkannya
Terlanjur terbit padahal cuma mau simpan	Batalkan tagihan dengan alasan "salah terbit". Stok yang tadi terpotong kembali sendiri

Staf hanya bisa membatalkan tagihan yang terbit hari ini. Untuk tagihan yang lebih lama, jawabannya: "Staf hanya bisa membatalkan tagihan yang terbit hari ini. Minta pemilik untuk tagihan yang lebih lama." Alasannya sederhana: salah ketik di kasir ketahuan hari itu juga, sedangkan tagihan lama yang hilang hampir tidak mungkin disadari pemilik. Pemilik sendiri tidak dibatasi waktu.

Pemilik selalu diberi tahu bila staf membatalkan. Setiap pembatalan yang dilakukan staf muncul di lonceng notifikasi pemilik selama 24 jam, lengkap dengan nama pelanggan, nominal, alasan, dan nomor stafnya. Alasannya bukan curiga: membatalkan mengembalikan stok, sehingga barang tampak utuh sementara penjualannya lenyap dari buku. Staf tidak melihat daftar ini.

Polanya per bulan ada di Ringkasan Bisnis. Kartu Pembatalan bulan ini (Usaha → Ringkasan Bisnis) menghitung berapa tagihan dan berapa pembayaran yang dibatalkan sepanjang bulan berjalan beserta nilainya, berapa di antaranya oleh staf, dan lima yang terbaru lengkap dengan alasan dan pelakunya. Satu-dua koreksi itu wajar; belasan tiap bulan bukan.

Dua bentuk saja, dan keduanya ber-QR. Dokumen yang sama hanya punya dua wujud:

1. Bentuk dokumen — tata letak berkolom dengan kop penjual di kiri, jenis dan nomor dokumen di kanan, tabel Deskripsi/Jml/Harga/Total, dan blok total rata kanan. Wujud inilah yang dipakai halaman tautan yang dibuka pembeli, berkas PDF, dan (nanti) email — ketiganya tampak sama, hanya medianya yang berbeda.
2. Struk 58 mm untuk printer kasir. Satu kolom, karena kertas selebar itu tidak muat berkolom.

Penjualan tunai yang lunas seketika ditulis ringkas. Bila satu pembayaran melunasi seluruhnya pada hari tagihan itu terbit — kasus kasir tunai — nota tidak lagi mengulang keterangan yang sama tiga kali. Baris "Lunas" dihapus karena baris tanggal terbit sudah mengatakannya, blok "Riwayat pembayaran" dihapus karena hanya mengulang baris "Dibayar", dan metodenya ikut di baris itu: "Sudah dibayar · Tunai". Tagihan bertempo dan cicilan tidak diringkas: di sana tiap baris membawa keterangan yang berbeda.

Media sosial usaha Anda ada di kaki dokumen. Akun yang Anda nyalakan untuk dokumen (Usaha → Media sosial & kontak) tercetak di bagian bawah struk, PDF, dan halaman tautan — bukan lagi di kop. Kop dibaca untuk tahu nota ini dari siapa dan berapa jumlahnya; ajakan mengikuti akun dibaca setelah urusannya selesai. Email yang kami kirim juga membawa kaki surat dengan isi yang sama.

Keduanya memuat QR untuk memeriksa dokumen secara online: siapa pun yang memegang kertas atau tangkapan layar bisa memindainya dan membuka dokumen aslinya untuk memastikan angkanya tidak diubah.

Halaman tautan pembeli tidak lagi punya tombol Cetak sendiri: menekan cetak di sana menghasilkan cetakan halaman web lengkap dengan tanggal dan alamat yang ditambahkan peramban — wujud ketiga yang membingungkan. Yang ada di sana sekarang hanya Unduh PDF.

Tagihan yang sudah lunas tidak menampilkan jatuh tempo. Baris itu berganti menjadi Lunas beserta tanggal pembayarannya, di PDF, struk, maupun halaman tautan. Untuk penjualan kasir yang dibayar saat itu juga, jatuh temponya mengikuti tanggal terbit sejak awal — tidak ada lagi "jatuh tempo minggu depan" pada nota yang sudah lunas.

Membatalkan tidak menghapus riwayat. Di dialognya tertulis: "Tindakan ini tidak menghapus riwayat — dokumen tetap tercatat sebagai dibatalkan."