Menangani pesanan masuk

Alur lengkapnya: pembeli pesan → Anda terima atau tolak → tagihan terkirim → pembeli bayar dan mengunggah bukti → Anda verifikasi → proses → kirim → pembeli menandai diterima.

Sejak 7 Sep 2026 halaman pesanan juga punya kartu Alamat kirim — mencatat, mengonfirmasi, dan menyalin alamat untuk kurir. Langkahnya terpisah di bagian 3.19, supaya bagian ini tetap tentang menerima dan mengirim pesanan.

Langkah 1 — pesanan masuk. Bila notifikasi sudah Anda aktifkan (bagian 5), HP berbunyi di layar kunci walau aplikasinya tertutup: "Pesanan baru · (nama usaha)" — ketuk untuk langsung membuka pesanannya. Bila aplikasinya sedang terbuka, muncul kartu "Pesanan baru masuk" di atas layar, dengan getar, bunyi pendek, dan tombol Tinjau; daftar Pesanan, Tagihan, dan Hari Ini ikut berubah sendiri. Lonceng di kanan atas juga bertambah angkanya: "Pesanan baru menunggu jawaban · Rp…". Sejak 24 Sep 2026 pesanan itu juga tampil paling atas di Hari Ini, dalam kartu "N pesanan baru menunggu jawaban" — nama pembeli, nomor pesanan, jam, total, dan tombol Tinjau. Kartunya muncul sendiri begitu pesanan datang (tanpa memuat ulang halaman) dan hilang setelah semua pesanan dijawab. Lebih dari tiga pesanan? Ketuk Lihat semua — terbuka daftar Pesanan dengan chip Menunggu. Bisa juga lewat Penjualan → Pesanan lalu chip Menunggu.

Pembeli yang menekan "Beri tahu penjual lewat WhatsApp" mengirimi Anda pesan berisi tautan Cek pesanan (khusus penjual). Ketuk tautan itu untuk langsung membuka pesanannya di aplikasi. Tautannya hanya bekerja untuk anggota usaha Anda yang sudah masuk — orang lain, termasuk pembelinya sendiri, hanya sampai di halaman masuk dengan catatan bahwa tautan itu untuk penjual.

Di halaman pesanan tertulis: "Pesanan dari toko online, menunggu jawaban Anda. Stok dan nomor tagihan belum tersentuh sampai Anda menerimanya."

Periksa dulu:

• Kalau nama yang ditulis pemesan beda dengan nama pemilik nomor, muncul peringatan kuning "Pemesan menulis nama X, tetapi nomor itu terdaftar sebagai Y. Pastikan dulu sebelum menerima."
• "Catatan pembeli" ditampilkan apa adanya, dan tidak ikut tercetak di tagihan.
• Cara terima (pilihan pembeli): Diantar atau Ambil sendiri. Pesanan diantar yang ongkirnya belum diisi tidak bisa diterima — tombol Terima & kirim tagihan mati dan muncul kotak kuning "Pembeli minta diantar. Isi ongkirnya dulu — tombol "Terima & kirim tagihan" aktif setelah ongkir terisi." Ketik ongkirnya langsung di kotak itu lalu Simpan ongkir, atau tekan Gratis ongkir (bagian 3.22).

Langkah 2 — terima atau tolak.

• Terima: ketuk Terima & kirim tagihan. Terbuka jendela Terima pesanan & buat tagihan. Tagihan bertanggal hari ini, dan Jatuh tempo tagihan bawaannya hari ini juga (sama dengan tanggal nota) — ganti bila pembeli membayar belakangan. Lalu pilih salah satu:
  • Terima & kirim tagihan — dalam satu tekan tagihan dibuat, diterbitkan, dan pesan untuk pembeli disiapkan. Muncul kartu "Pesanan diterima · INV-…" dengan tombol Kirim kabar ke pembeli. Tekan itu supaya pembeli benar-benar tahu. Pesannya membawa satu tautan — halaman lacak pesanan, yang menyebut nominal yang harus dibayar dan tombol Bayar sekarang menuju tagihannya.
  • Pesanan yang tidak dibayar di tempat punya kotak centang Tambahkan kode unik transfer (bagian 3.6a).
  • Usaha bercabang: kolom Cabang terisi cabang kerja Anda — tercetak di kop tagihan & struk dan dihitung di Laporan per Cabang (bagian 3.14).
  • Simpan sebagai draf — tagihan disimpan sebagai draf dan Anda langsung dibawa ke drafnya, untuk diperiksa atau diubah dulu (misalnya harga atau catatan). Pembeli belum dikabari sampai Anda menerbitkan tagihannya. Pesanan sudah terhitung diterima dan stok sudah berkurang.
• Tolak: ketuk Tolak, isi Alasan (wajib) → Konfirmasi. Muncul kartu "Pesanan ditolak" dengan tombol Kirim kabar ke pembeli.

Panel kabar tertutup sebelum sempat dikirim? Selama pesanan bertanda "belum dikabari", di halaman pesanan ada tombol Siapkan kabar untuk pembeli — pesannya disusun ulang sesuai keadaan terakhir (diterima, dikirim, ditolak, atau dibatalkan). Draf tagihan dari pesanan yang Anda terbitkan belakangan juga langsung menyiapkan kabar "pesanan diterima" di halaman tagihannya.

Langkah 3 — pembayaran, di halaman pesanan. Pembeli membayar lalu menekan Saya sudah transfer (di bawah nomor rekening) atau Saya sudah bayar lewat QRIS (di bawah QRIS) di halaman tagihannya, dan boleh melampirkan bukti. Anda dapat lonceng "Konfirmasi bayar menunggu diperiksa · Rp…". Sesudah konfirmasinya terkirim, pembeli ditawari Kabari penjual lewat WhatsApp; pesannya membawa tautan Cek tagihan (khusus penjual) yang langsung membuka tagihan itu di aplikasi Anda.

Sejak 25 Sep 2026 semuanya ada di halaman pesanan — tidak perlu pindah ke tagihan. Ketukan lonceng atau notifikasi di HP langsung membuka pesanannya. Kartu Pembayaran menyebut sisa yang harus dibayar (dan nominal dengan kode unik, bila ada), tautan ke tagihannya, serta tiap konfirmasi pembeli: nominal, tanggal, metode, catatan, dan tombol Lihat bukti dari pembeli — fotonya tampil di jendela pratinjau, dengan tombol Unduh bukti bila ingin menyimpannya (PDF langsung diunduh). Tidak ada konfirmasi tetapi uangnya sudah Anda lihat di mutasi? Ketuk Catat bayar di kartu yang sama. Halamannya ikut berubah sendiri saat konfirmasi atau pembayaran online masuk.

Aplikasi juga menempelkan petunjuk kalau ada yang janggal, misalnya:

• "Bukti yang sama pernah dipakai pada klaim lain."
• "Nominalnya tidak sama dengan sisa tagihan."
• "Tanggal bayarnya di masa depan."
• "Dikirim kurang dari semenit sesudah tagihan terbit."

Petunjuk ini membantu memutuskan, bukan memutuskan. Yang tahu uangnya masuk atau tidak adalah Anda — cek mutasi rekening Anda dulu.

• Kalau cocok: ketuk Cocok, catat pembayaran. Muncul "Pembayaran dicatat dari konfirmasi pembeli."
• Kalau tidak: ketuk Tolak, isi Alasan (dilihat pembeli) — misalnya "dana belum masuk ke rekening" — lalu Konfirmasi tolak.

Anda melihat uangnya di mutasi lalu mencatatnya lewat Catat bayar tanpa membuka konfirmasinya? Tidak apa-apa: begitu tagihan lunas, konfirmasi yang masih menunggu tertutup sendiri dan hilang dari lonceng. Pembeli tidak lagi melihat "sedang diperiksa" di atas tagihan yang sudah lunas. Hal yang sama terjadi bila tagihannya dibatalkan.

Langkah 4 — kirim. Setelah pembayaran tercatat, status pesanan jadi Lunas dan tombol utamanya Tandai dikirim (atau Tandai siap diambil untuk pesanan ambil sendiri).

1. Opsional: Tandai sedang disiapkan — status jadi Disiapkan, dan pembeli melihat "Sedang disiapkan toko". Boleh dilewati.
2. Ketuk Tandai dikirim / Tandai siap diambil. Isi:
   • Cara kirim: Diantar toko / Lewat kurir / Diambil sendiri — sudah terpilih sesuai pilihan pembeli; ganti bila perlu (mis. Lewat kurir)
   • Tanggal (wajib)
   • Jam (opsional) — misal "14.00"
   • Catatan (opsional) — nama kurir, nomor resi, atau alamat ambil
3. Ketuk Simpan & siapkan kabar, lalu Kirim kabar ke pembeli.
4. Setelah barang sampai, ketuk Tandai selesai.

Jadwal kirim wajib diisi karena pembeli melihatnya di halaman lacak pesanannya — itu yang menghentikan pertanyaan "kapan sampai?". Pesan kabar kirim ikut membawa tautan lacaknya. Untuk pesanan ambil sendiri, halaman lacak berkata Siap diambil, bukan "Dikirim".

Yang dilihat pembeli di halaman lacak. Satu kalimat keadaan dan satu penjelas — misalnya "Menunggu diterima toko", "Diterima — menunggu pembayaran" dengan nominal dan tombol Bayar sekarang, "Lunas — menunggu diproses toko", "Dikirim", atau "Siap diambil" — plus jam tiap tahap. Halamannya memperbarui sendiri tiap 20 detik selama terbuka, dan seketika saat pembeli kembali ke tab itu; di bawahnya tertulis "Diperbarui pukul …". Pesanan yang tagihannya Anda batalkan untuk diperbaiki tampil sebagai "Tagihan sedang diperbarui toko", dan tidak ikut ditolak otomatis sesudah 7 hari.

Bayar di tempat. Saat memesan, pembeli memilih Transfer / QRIS dulu atau Bayar di toko (ambil sendiri). Tunai saat diantar hanya muncul bila toko Anda menyalakan Terima tunai saat diantar (COD) — mati bawaan, lihat bagian 3.22. Pesanan yang dibayar di tempat bertanda Bayar di tempat di halaman pesanan, dan:

• Pesan terimanya berbunyi "…dibayar di tempat saat pesanan diambil/diantar", tanpa jatuh tempo dan tanpa kode unik.
• Anda boleh Tandai siap diambil / Tandai dikirim sebelum dibayar — pembeli dikabari lebih dulu.
• Saat barang diserahkan, ketuk Serahkan & terima tunai di kartu Pembayaran: isi uang yang diterima (ada usulan pecahan dan hitungan kembalian seperti di Kasir), lalu Terima uang & selesaikan. Uangnya tercatat, pesanan ditandai diterima, dan selesai — satu langkah.
• Tandai selesai menunggu pembayarannya tercatat, dan pembeli tidak bisa menandai "sudah saya terima" sebelum itu.
• Tagihannya tidak ditandai "Telat" di lonceng selama barangnya belum diserahkan.

Membatalkan pesanan yang sudah diterima. Selama belum ada pembayaran, ketuk Batalkan pesanan di halaman pesanan, isi alasan (ikut dikirim ke pembeli). Tagihannya ikut dibatalkan, stok kembali, dan pesan "pesanan … kami batalkan … Tagihan … tidak perlu dibayar" disiapkan. Dari halaman tagihan, Batalkan tagihan menawarkan dua pilihan: Batalkan pesanannya juga (sama seperti di atas) atau Perbaiki tagihan saja — pesanan kembali menunggu diterima, supaya Anda bisa menerimanya lagi dengan tagihan yang benar.

Kalau salah, begini memperbaikinya:

Salahnya	Yang dilakukan
Terlanjur menerima pesanan yang seharusnya ditolak	Di halaman pesanan ketuk Batalkan pesanan, isi alasan, lalu Kirim kabar ke pembeli
Sudah menekan Terima/Tolak tapi lupa mengirim kabar	Di daftar pesanan, baris itu bertanda "· belum dikabari". Buka pesanannya dan ketuk Siapkan kabar untuk pembeli
Muncul "Pembayaran di tempat belum dicatat…"	Pesanan bayar di tempat baru bisa selesai setelah uangnya dicatat. Pakai Serahkan & terima tunai
Muncul "Pesanan ini sudah ada pembayarannya. Batalkan pembayarannya lebih dulu."	Pesanan yang sudah dibayar (sebagian) tidak bisa dibatalkan begitu saja. Pemilik membatalkan pembayarannya dulu di halaman tagihan
Salah verifikasi klaim (ternyata uangnya belum masuk)	Buka tagihannya, di riwayat pembayaran ketuk Batalkan, isi alasan
Muncul "Hanya pesanan yang sudah lunas yang bisa mulai diproses."	Pembayarannya belum tercatat. Verifikasi klaimnya dulu, atau catat pembayaran manual
Muncul "Hanya pesanan yang sudah dikirim yang bisa ditandai selesai."	Anda melompati langkah. Tandai dikirim dulu
Muncul "Pesanan sudah dibuatkan tagihan."	Pesanan itu sudah pernah diterima. Buka tagihannya lewat nomor tagihan di kartu Pembayaran (atau Lihat tagihan)
Salah tanggal kirim	Tandai dikirim lagi tidak bisa. Kabari pembeli lewat WhatsApp secara manual